Facturation électronique : utiliser la Plateforme Agréée Docoon dans Codial

La facturation électronique entre entreprises passe désormais par une Plateforme Agréée (PA). Codial intègre directement la PA Codial by Docoon : vous recevez vos factures fournisseurs et vous émettez vos factures clients sans quitter Codial.

Cet article explique comment souscrire, puis comment traiter les factures reçues et suivre les factures émises.

1. Souscrire à la PA Codial by Docoon

Dans le menu général de Codial, cliquer sur l'icône en bas à droite. Un formulaire d'inscription s'ouvre.

1. Compléter les champs.
2. Choisir le mode de réception : Mode simple (toutes les factures d'achat arrivent dans Codial) ou Mode avancé (personnalisation du code de routage).
3. Télécharger le mandat pré-rempli.
4. Vérifier les informations du mandat, les corriger si besoin, puis le signer.
5. Envoyer le PDF du mandat signé.
6. Valider. Les informations sont transmises à Docoon pour l'inscription dans l'annuaire.

Les informations sont enregistrées automatiquement dans les paramètres du connecteur.

Et ensuite ?

• Votre distributeur Codial valide votre espace Docoon dans CodialWebCenter.
• Vous recevez alors vos identifiants d'accès au portail Docoon.
• La PA est facturée chaque mois par votre distributeur, selon votre consommation.

2. Recevoir les factures fournisseurs : l'écran Réception PA

2.1 Ouvrir l'écran

1. Ouvrir la liste des factures d'Achat.
2. Dans le menu Outils, choisir Réception PA.

L'écran affiche les factures transmises par la PA. Un filtre par agence est disponible.

Les factures d'acompte n'apparaissent pas dans cet écran : elles font l'objet d'un traitement spécifique.

2.2 Les colonnes

2.3 Les statuts d'une facture reçue

Pour mettre une facture en attente ou la refuser, cliquer sur le « + », choisir le statut et le motif, puis ajouter un complément si besoin. Le fournisseur peut corriger sa facture : quand elle revient, son statut passe à Complétée pour vous signaler de la regarder à nouveau.

2.4 Lien BL ou Transfert BL : lequel choisir ?

Lorsque des bons de livraison fournisseurs existent déjà dans Codial, deux méthodes sont possibles. La différence porte sur la source des données de la facture créée.

Lien BL : cliquer sur l'icône BL. La fenêtre liste les BLF disponibles. En les sélectionnant, leurs totaux s'affichent en haut et sont comparés au total de la facture, avec l'écart. Le détail des lignes des BLF apparaît en dessous pour comparaison.

Une fois le BLF sélectionné et validé, la cellule passe en vert.

Transfert BL : la facture est créée à partir du BLF. Corriger, ajouter ou supprimer des lignes jusqu'à obtenir un écart nul, puis valider.

2.5 Valider le traitement

Cliquer sur Mettre à jour les flux et créer les factures fournisseurs. L'effet dépend du statut de chaque facture :

Le bouton Informations affiche la légende des couleurs des colonnes N° de facture et Code fournisseur :

• Rouge : la facture a déjà été importée. Un nouvel import est impossible.
• Orange : fournisseur à vérifier, le SIREN n'existe pas dans Codial. Compléter la fiche fournisseur ou créer le fournisseur.

Si vous quittez la fenêtre alors que des factures ont été cochées « Acceptée » ou que des statuts ont été modifiés, un message vous invite à rester pour valider vos modifications.

3. Retrouver les factures fournisseurs issues de la PA

Chaque facture fournisseur dispose d'un état Issue de la PA, accompagné d'une icône indiquant son statut.

Facture acceptée :

Facture refusée :

Dans la liste des factures fournisseurs, le filtre PA (Acceptée, Refusée, Indifférent) permet d'isoler ces factures.

4. Émettre une facture de vente vers la PA

1. Dans la facture client, ouvrir le menu Impressions.
2. Choisir le modèle de facture, puis cliquer sur l'icône PA.

3. La facture s'affiche. Ajouter des pièces jointes si besoin avec le bouton « + ».
4. Valider : la facture électronique et ses pièces jointes sont envoyées automatiquement à la PA Docoon.

Extensions acceptées pour les pièces jointes : pdf, txt, gif, tiff, jpg, png, csv, xml, json, xlsx, ods.

5. Suivre ses factures émises

Depuis la liste des factures de Vente, deux possibilités :

• le filtre Statut PA affiche toutes les factures, envoyées ou non à la PA ;
• le menu Outils > Suivi de la PA affiche les factures émises qui ont reçu un retour du client (acceptée, demande de correction, rejetée).

Dans l'écran Suivi de la PA, l'œil affiche le détail des lignes. La colonne Statut prend trois valeurs :

État « Envoyée à la PA » sur la facture

Chaque facture client affiche un état Envoyée à la PA, avec une icône de statut.

Facture acceptée :

Facture en attente (en litige chez le client) :

Facture refusée :

Facture non statuée (le client ne l'a pas encore examinée) :

Pour une facture en attente ou refusée, cliquer sur l'icône de statut pour afficher le motif et son complément.

6. Points d'attention et questions fréquentes